Como Preparar Sua Empresa para a Portaria 671

Introdução

A Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência, publicada em novembro de 2021, trouxe mudanças significativas para o controle de ponto e gestão de jornada de trabalho no Brasil. De fato, substituindo as antigas portarias 1510 e 373, esta nova legislação moderniza o controle de jornada, adaptando-o às novas realidades do mercado, como o trabalho remoto e a transformação digital nas empresas.

Se sua organização ainda não se adequou à Portaria 671, é fundamental, portanto, iniciar esse processo o quanto antes para evitar problemas legais e, consequentemente, aproveitar os benefícios da modernização da gestão de jornada. Neste artigo, apresentamos um guia completo para auxiliar sua empresa a se adequar à nova legislação.

O Que é a Portaria 671?

A Portaria 671 é uma normativa que regulamenta diversos aspectos importantes:

• Registro eletrônico de ponto: Estabelece, primeiramente, os requisitos técnicos e procedimentos para os sistemas de registro eletrônico de ponto
• Sistemas alternativos de controle de jornada: Define, além disso, parâmetros para adoção de sistemas digitais diversos
• Segurança e integridade dos dados: Estabelece, igualmente, diretrizes para garantir a confiabilidade das informações
• Ponto por exceção: Regulamenta, de maneira específica, a modalidade de registro apenas das exceções à jornada regular
• Integração de sistemas: Define, por último, regras para a integração dos sistemas de controle com outras plataformas digitais

Essas novas diretrizes visam padronizar e modernizar a forma como as empresas registram e monitoram a jornada de seus colaboradores, promovendo, assim, maior transparência, segurança e eficiência nos processos.

Passo a Passo para Implementação da Portaria 671

Avalie a Situação Atual da Sua Empresa

Antes de implementar qualquer mudança, realize uma análise criteriosa do atual sistema de controle de jornada:

• O sistema de ponto atual atende às diretrizes da Portaria 671?
• Existem, no entanto, vulnerabilidades no processo de registro de jornada?
• Os dados são armazenados de maneira segura e em conformidade com a legislação?
• Como está, entretanto, a experiência dos colaboradores com o sistema atual?

Esta análise inicial é, sem dúvida, essencial para identificar pontos críticos que precisarão ser atualizados.

Defina um Plano de Ação Estratégico

Com o diagnóstico em mãos, elabore um plano detalhado de adequação:

• Liste, primeiramente, todas as mudanças necessárias em ordem de prioridade
• Estabeleça, em seguida, prazos realistas para cada etapa da implementação
• Defina, ademais, um orçamento para aquisição de novas tecnologias e treinamentos
• Identifique, por fim, os responsáveis por cada etapa do processo de adequação

Escolha o Sistema de Controle de Ponto Adequado

A Portaria 671 define três tipos principais de Registro Eletrônico de Ponto (REP):

REP-P (Programa)

Software especializado para registro de ponto eletrônico, com funcionalidades de gestão de jornada. Esta solução, certamente, oferece grande flexibilidade para diferentes ambientes corporativos.

REP-C (Convencional)

Relógio de ponto físico que emite comprovantes impressos, similar ao modelo tradicional. Entretanto, mesmo sendo convencional, deve atender a todos os novos requisitos de segurança.

REP-A (Alternativo)

Sistemas digitais modernos, como aplicativos móveis e plataformas em nuvem, com maior flexibilidade para trabalho remoto e híbrido. Desse modo, atendem às novas modalidades de trabalho surgidas nos últimos anos.

A Importância do Relógio de Ponto na Nova Legislação

O uso de relógios de ponto certificados é fundamental para garantir a conformidade com a Portaria 671. Além disso, os equipamentos modernos oferecem diversos benefícios:

• Registro preciso de horários
• Maior transparência nos processos
• Controle eficiente de horas extras e intervalos
• Segurança contra fraudes
• Adaptabilidade, contudo, a diferentes ambientes de trabalho

Tecnologias disponíveis para controle de ponto:

• Reconhecimento facial
• Biometria digital
• QR Code
• Cartão de proximidade
• Aplicativo mobile

Estas tecnologias garantem, portanto, segurança, praticidade e adaptabilidade para diferentes realidades corporativas, desde escritórios tradicionais até operações remotas.

Implemente as Mudanças Tecnológicas

A implementação do novo sistema deve ser planejada cuidadosamente:

• Contrate, inicialmente, fornecedores de soluções homologadas e em conformidade com a Portaria 671
• Realize, posteriormente, testes abrangentes antes de implementar o sistema em toda a empresa
• Integre, a seguir, o sistema de ponto com outras ferramentas de RH para maximizar a eficiência
• Estabeleça, por fim, protocolos de segurança para proteção dos dados

Treine Sua Equipe

A mudança de sistema exige que todos os envolvidos sejam adequadamente treinados:

• Realize, logo de início, workshops e treinamentos específicos para gestores e colaboradores
• Disponibilize, simultaneamente, materiais de apoio como tutorais e FAQs
• Crie, também, canais de comunicação para esclarecimento de dúvidas
• Monitore, em consequência, a adaptação da equipe às novas ferramentas

Monitore e Aperfeiçoe o Sistema

Após a implementação inicial:

• Realize, periodicamente, auditorias para verificar a conformidade
• Analise, constantemente, relatórios detalhados para identificar possíveis problemas
• Colete, adicionalmente, feedback dos usuários para melhorias contínuas
• Atualize, finalmente, o sistema conforme novas interpretações ou alterações na legislação

Principais Exigências da Portaria 671

Para garantir total conformidade, atente-se às seguintes obrigações:

• Utilização, obrigatoriamente, de sistema de ponto eletrônico homologado
• Registro, com exatidão, de entradas, saídas e intervalos
• Armazenamento seguro dos dados por pelo menos 5 anos
• Disponibilização, sem restrições, das informações aos trabalhadores
• Mecanismos que garantam, efetivamente, a inviolabilidade dos registros
• Backup regular das informações
• Possibilidade, por conseguinte, de exportação dos dados em formato legível

Benefícios da Conformidade com a Portaria 671

Adequar-se à nova legislação traz diversos benefícios estratégicos:

Redução de Riscos e Aumento de Transparência

• Redução de riscos legais e trabalhistas: Minimiza, seguramente, a possibilidade de ações judiciais e autuações
• Maior transparência: Garante, dessa forma, clareza no registro de jornada para todas as partes

Otimização de Processos e Produtividade

• Automação de processos: Elimina, evidentemente, tarefas manuais e propensas a erros
• Aumento da produtividade: Otimiza, como resultado, a gestão do tempo e dos recursos humanos

Melhoria do Ambiente Organizacional

• Melhoria no clima organizacional: Assegura, certamente, o cumprimento de direitos trabalhistas
• Dados confiáveis para tomada de decisão: Fornece, por conseguinte, informações precisas para gestão estratégica

Soluções Tecnológicas Nacionais para Controle de Ponto

O mercado brasileiro oferece soluções especializadas para controle de ponto que atendem completamente à Portaria 671. Ao escolher um fornecedor, certifique-se de que a solução seja:

• Homologada, primordialmente, pelo Ministério do Trabalho
• Desenvolvida, preferencialmente, por empresa com conhecimento profundo da legislação brasileira
• Adaptável, naturalmente, às necessidades específicas da sua empresa
• Escalável, ademais, para crescimento futuro
• Integrável, sem complicações, com seus sistemas atuais
• Respaldada, sobretudo, por suporte técnico de qualidade e consultoria especializada

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