Como escolher o melhor sistema de controle de ponto eletrônico para sua empresa

O controle de ponto é uma ferramenta essencial para a gestão de empresas, garantindo o registro preciso das jornadas de trabalho e ajudando a evitar problemas legais e operacionais. Hoje, a tecnologia oferece diversas opções de sistema de ponto eletrônico, mas como escolher a melhor solução para sua empresa? Neste artigo, vamos apresentar as principais considerações ao escolher um sistema de ponto eletrônico, explicando os diferentes tipos e funcionalidades disponíveis, para que sua empresa possa fazer a melhor escolha.

O que é um sistema de ponto eletrônico?

O sistema de ponto eletrônico é um mecanismo informatizado que registra a entrada e saída dos colaboradores de forma automatizada, substituindo o antigo processo manual. Esse sistema pode variar desde relógios de ponto tradicionais até sistemas mais modernos, como biometria e aplicativos móveis. A principal função do ponto eletrônico é otimizar a gestão do tempo e garantir o cumprimento da legislação trabalhista, além de oferecer dados confiáveis para a folha de pagamento.

Tipos de controle de ponto eletrônico

1. Relógio de cartão ou senha: uma opção tradicional em que o colaborador utiliza um cartão de ponto ou uma senha para registrar suas horas. Embora seja uma solução básica, requer manutenção constante e a aquisição de insumos como papel para emissão de comprovantes.
2. Ponto biométrico: utiliza a impressão digital ou outras características físicas para o registro de ponto, aumentando a segurança e a precisão dos dados. Esse sistema é muito utilizado em empresas que buscam evitar fraudes e garantir que o registro de ponto seja feito pelo próprio colaborador.
3. Aplicativos de ponto eletrônico: soluções que utilizam dispositivos móveis para a marcação de ponto. Esses aplicativos permitem o registro em qualquer lugar, sendo ideais para empresas com funcionários que trabalham remotamente ou em campo. Além disso, podem contar com funcionalidades como geolocalização e reconhecimento facial, tornando o processo ainda mais seguro.

O que diz a legislação sobre o controle de ponto eletrônico?

A legislação trabalhista brasileira, por meio da Portaria 671, define regras claras para o uso do ponto eletrônico. Empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a utilizar algum tipo de registro de ponto, seja manual, mecânico ou eletrônico. A lei exige que os sistemas utilizados atendam a determinados requisitos de segurança e integridade dos dados, como a emissão de comprovantes e a preservação das informações sem possibilidade de alteração.

Funcionalidades importantes no sistema de ponto eletrônico

Para escolher o melhor sistema, é essencial avaliar as funcionalidades que o software oferece:

• Interface intuitiva: o sistema deve ser fácil de usar tanto para os colaboradores quanto para a equipe de RH, otimizando o tempo gasto com o registro e controle de ponto.
• Segurança de dados: a segurança é fundamental para garantir que os dados registrados estejam protegidos contra fraudes e manipulações indevidas. Sistemas com funcionalidades como biometria e geolocalização ajudam a aumentar essa segurança.
• Relatórios automáticos: a geração automática de relatórios de horas trabalhadas, horas extras e banco de horas é fundamental para agilizar o processo de fechamento da folha de pagamento e evitar erros manuais.
• Conformidade legal: verifique se o sistema escolhido está em conformidade com a legislação vigente, especialmente no que diz respeito à emissão de comprovantes e ao armazenamento seguro dos dados.

Vantagens do sistema de ponto eletrônico

A implementação de um sistema de ponto eletrônico oferece inúmeros benefícios para a gestão da empresa:

• Otimização do tempo: a automatização do controle de ponto libera tempo da equipe de RH para se dedicar a tarefas mais estratégicas.
• Redução de custos: sistemas eletrônicos reduzem a necessidade de insumos e manutenção, além de evitar custos associados a possíveis problemas trabalhistas.
• Precisão e confiabilidade: ao eliminar o risco de erros manuais, o sistema de ponto eletrônico garante que as informações registradas são precisas e confiáveis.

Perguntas frequentes

1. O sistema de ponto eletrônico é obrigatório? Empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a registrar os horários de entrada e saída de seus colaboradores. O ponto eletrônico é uma das formas mais eficientes e seguras de cumprir essa obrigação.
2. Qual a diferença entre ponto biométrico e cartão de ponto? O ponto biométrico utiliza a impressão digital ou outras características físicas do colaborador para registrar o ponto, enquanto o cartão de ponto requer a inserção de um cartão ou senha para registrar o horário.
3. Como escolher o melhor sistema de ponto eletrônico? A escolha deve levar em conta a facilidade de uso, a segurança dos dados, a conformidade com a legislação e as funcionalidades que melhor atendam às necessidades específicas da sua empresa.
4. O sistema de ponto eletrônico pode ser integrado à folha de pagamento? Sim. Muitos sistemas de ponto eletrônico oferecem integração direta com softwares de folha de pagamento, o que facilita o processamento das informações e a gestão financeira da empresa.

Conclusão

Escolher o sistema de controle de ponto eletrônico ideal para sua empresa é uma decisão estratégica que pode impactar diretamente a produtividade e a segurança da gestão de pessoas. A Madis oferece soluções robustas e eficientes que se adaptam às necessidades da sua empresa, desde sistemas tradicionais até tecnologias inovadoras como biometria e aplicativos móveis. Com a Madis, você contará com ferramentas poderosas para otimizar a gestão do tempo e das jornadas de trabalho. Solicite uma demonstração e descubra como podemos ajudar sua empresa a crescer de forma organizada e segura!